Como criar uma Fatura Proforma

O que é uma fatura proforma?

Uma fatura proforma é um documento preliminar emitido por um vendedor para um potencial cliente antes que a transação seja finalizada. Ela serve como um orçamento ou estimativa de custos para os produtos ou serviços que o cliente está interessado em adquirir. A fatura proforma não é uma fatura comercial legalmente vinculativa, mas sim uma forma de fornecer informações detalhadas sobre a transação proposta.

A fatura proforma geralmente inclui detalhes como a descrição dos produtos ou serviços, quantidade, preço unitário, valor total, impostos (se aplicável) e as condições de pagamento. Ela pode ser usada para ajudar o cliente a entender os custos envolvidos e fazer uma decisão informada antes de finalizar a compra.

Principais características da fatura proforma:

1. Caráter Não Vinculativo: A fatura proforma não cria obrigações legais para o cliente ou vendedor. Ela serve como uma estimativa das despesas e termos da transação, permitindo que ambas as partes avaliem a viabilidade da compra.
2. Processo de Decisão: Os clientes frequentemente usam faturas proforma para comparar preços, avaliar os custos totais e tomar decisões sobre a compra.
3. Negociação: A fatura proforma pode ser usada como base para negociações entre o vendedor e o cliente antes de finalizar os detalhes da transação.
4. Condições Personalizadas: O vendedor pode ajustar os termos, prazos de pagamento e outros detalhes com base nas necessidades do cliente.
5. Importação e Exportação: Em transações internacionais, uma fatura proforma pode ser usada para obter aprovação prévia das autoridades aduaneiras.
6. Requisito de Compra: Alguns clientes ou processos de compra exigem uma fatura proforma antes que a compra possa ser aprovada e formalizada.

Embora a fatura proforma não tenha valor legal como uma fatura comercial, ela é uma ferramenta valiosa para estabelecer comunicação clara entre vendedor e cliente, bem como para iniciar o processo de compra de maneira transparente e informada.

Qual a diferença entre fatura proforma e orçamento?

Os dois documentos são identicos e em grande parte dos casos as empresas acabam por usar um ou outro sem conhecer a diferença. No caso da fatura proforma, esta é focada para venda de produtos enquanto que os orçamentos é focado na venda de serviços.

Como emitir uma fatura proforma?

O bill.pt irá ajuda-lo a criar orçamentos em minutos. Primeiro abra o bill e visite a página Orçamentos clicando no menu do topo do website. Nesta página terá acesso aos documentos já emitidos assim como a opção de criar novos documentos deste tipo.

Depois deverá selecionar a opção “+ Fatura Pro-Forma” para dar inicio à criação de uma fatura proforma. Como qualquer documento o primeiro passo é sempre escolher o cliente (contato). Poderá faze-lo escrevendo o seu nome ou NIF na caixa de pesquisa para o efeito.

Se for um novo cliente apenas deverá escrever o nome e carregar no botão “+” no fim da caixa de pesquisa para adicionar um novo cliente. Assim que terminar a configuração do novo cliente clique em Guardar e irá voltar automáticamente à sua fatura proforma.

Após o cliente selecionado terá de adicionar os produtos que fazem parte deste documento, respectivos preços e quantidades.

Por fim bastará finalizar o documento carregando no botão “Finalizar”. Se tudo estiver correcto o seu documento será gerado e poderá imprimir o mesmo para dar ao seu cliente.

Se o negocio se concretizar o Bill permite que transforme esta fatura proforma em fatura de uma forma bastante simples. Bastando abri a fatura proforma e depois clicar no botão do lado direito “converter” e por fim selecionar a opção “Fatura ou Fatura Recibo”. Esta conversão poderá ser total ou parcial.

Fatura proforma sai no SAF-T?

Sim a fatura proforma, assim como orçamentos e notas de encomenda são documentos exportados no SAF-T segundo a Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro de 2016 que torna isto obrigatório desde 1 de Julho de 2017.