Como emitir uma Guia de Devolução
O que é uma guia de devolução?
Uma guia de devolução é um documento utilizado para formalizar a devolução de produtos ou mercadorias de um cliente de volta a um fornecedor ou empresa. Ela é emitida quando um cliente deseja retornar itens previamente adquiridos devido a defeitos, danos, insatisfação ou outras razões legítimas.
A guia de devolução contém informações detalhadas sobre a transação de devolução, incluindo o motivo da devolução, descrição dos produtos devolvidos, quantidade, valor, data e detalhes do cliente. Geralmente, essa guia é emitida pelo cliente que deseja devolver os produtos e é entregue ao fornecedor ou empresa responsável pela venda.
A guia de devolução é importante por várias razões:
- Registo Formal: Ela formaliza o processo de devolução, criando um registo documentado das mercadorias que estão sendo devolvidas.
- Rastreamento: A guia de devolução ajuda a rastrear a devolução desde o cliente até o fornecedor, garantindo que a transação seja registrada adequadamente.
- Controle de Estoque: A devolução de produtos pode afetar o estoque da empresa. A guia de devolução ajuda a controlar a quantidade de produtos disponíveis para venda.
- Reembolso ou Substituição: Com base na guia de devolução, a empresa pode proceder com o reembolso ao cliente ou fornecer produtos substitutos.
- Atendimento ao Cliente: O processo de devolução pode ser uma oportunidade para melhorar a satisfação do cliente, resolvendo problemas de maneira eficaz.
A guia de devolução é uma ferramenta importante para empresas garantirem um processo eficiente e transparente para lidar com situações de devolução. Ela ajuda a manter relações comerciais positivas, permitindo que os clientes retornem produtos de forma conveniente e que as empresas gerenciem essas devoluções de maneira organizada.
Como criar uma guia de devolução?
No bill.pt é bastante simples emitir uma guia de devolução. Primeiramente visite o menu Guias no topo do website.
Na página Guias terá acesso a todas as guias de emitiu e a opções que lhe permitem criar novas guias. No menu do lado direito deverá agora clicar na opção “+ Guia de Devolução”.
Tal como os outros documentos terá de primeiramente escolher o contato (fornecedor) ao qual vá devolver a mercadoria. Poderá fazer isto pesquisando pelo seu nome ou NIF. Se for um fornecedor novo deverá então escrever o seu nome e carregar na opção “+” de modo a inserir este novo fornecedor. Após preencher os dados do fornecedor clique em Guardar e poderá ir para o próximo passo.
Em seguida deverá adicionar todos os produtos que fazem parte cada carga que irá devolver. Lembrando que esta guia irá funcionar como um comprovativo da devolução e deverá acompanhar a respectiva carga.
Quando por fim adicionar toda a carga terá então de adicionar os dados de carga e descarga de forma completa. Tenha especial atenção à data de carga visto que esta nunca deverá ser inferior à data de emissão da guia.
Posto isto poderá agora finalizar o seu documento. O Bill irá tentar comunicar o seu documento à autoridade tributária e deverá ver após finalizar se esta comunicação foi feita com sucesso ou não. Se a comunicação falhar possivelmente terá de configurar correctamente os seus dados da autoridade tributária visitando a página “Configurações > Autoridade Tributária” no menu do lado direito.
Lembre-se que se não comunicar a guia a mesma não terá validade para o transporte da mercadoria.